Nos 5 points essentiels pour réduire les impacts de la crise de la COVID19 (et planifier la reprise!)

Les entreprises qui gèrent bien la crise et qui se préparent à la relance économique seront les premières à sortir des blocs de départ et profiter des opportunités d’affaires qui se présenteront. Après avoir eu l’opportunité d’intervenir dans la planification, la gestion et la préparation de la suite avec plusieurs clients, nous avons décidé de rassembler en 5 points l’essentiel de nos discussions qui leur permettra de réussir à devenir une meilleure version d’eux-mêmes.

D’entrée de jeu, il est certain que les principes mentionnés par M. Carl Breau dans son article «COVID 19: Accrochez-vous c’est fini en Chine, dit un entrepreneur québécois» sont à lire et à appliquer dans la mesure du possible puisqu’ils lui ont permis de traverser la crise. Prendre soins de son équipe (et de soi-même), gérer les finances et les liquidités de façon responsable et anticiper/préparer la suite sont d’excellents points à retenir. Faisons du pouce sur ceux-ci.

CFIMITYM: Gérez intelligemment vos liquidités

Cash flow is more important than your mother, nous mentionnait en conférence Hugo Morin, autrefois président d’Humagade (vendu à Frima Studio) et maintenant Ange investisseur chez V3 Ventures. Depuis que j’ai entendu cette phrase (à peine exagérée), je la répète sans cesse pour que nos entreprises puissent comprendre le message.

Pensez-vous avoir les liquidités suffisantes pour reprendre vos activités exactement comme avant la crise? 

Oui: Super!
Non: Voici quelques pistes de réflexions.

  • Relancez vos clients qui auraient laissé trainer leur compte-client durant la crise;
  • Prenez une entente avec vos fournisseurs pour étirer vos délais de paiement;
  • Profitez des mesures mises en place par le gouvernement fédéral, provincial et municipal pendant la crise du COVID19*
  • Contactez votre institution financière pour prendre des arrangements;
  • Avancez tous les livrables que vous pouvez pour les clients qui vous paieront maintenant ou à très court terme;

*À ce propos, vous pourriez d’ores et déjà vous faire une «comptabilité parallèle» pour comptabiliser tout ce qui est relatif au COVID19 et ainsi être prêt à bénéficier de l’ensemble des mesures gouvernementales disponibles le plus rapidement possible. Un compte de grand livre pourrait faire l’affaire.

Dirigez les ventes de façon proactive

Vos clients et prospects sont fermés pour quelques jours ou semaines? Ça n’est pas maintenant que vous conclurez beaucoup de nouvelles ventes qui n’étaient pas dans le pipeline.

Est-ce que les ventes qui devaient se conclure prochainement le seront? 

Certainement pas aussi rapidement que vous le pensiez.

Dans cette optique, vous devrez garder en tête d’utiliser votre temps à bon escient pour être prêt à vendre dès la reprise:

  • Gardez vos relations-clients actives: Prenez des nouvelles, aidez-les (si possible) et soyez empathique. La relation que vous avez bâtie / bâtissez est précieuse!
  • Planifiez votre prospection future:  Profitez des moments moins achalandés pour bâtir des listes de prospects et ainsi activer votre cycle de vente dès la reprise.
  • Révisez vos objectifs de vente: Il est improbable que votre force de vente puisse atteindre les résultats anticipés auparavant. Même s’ils sont habitués de vivre une certaine pression, n’oubliez pas qu’ils sortent d’une période plus creuse. Motivez-les autant que vous pouvez… Ils seront les moteurs de votre reprise.
  • Revoyez les couples produit/marché: Vous êtes toujours à la recherche de temps pour développer de nouveaux produits ou de nouveaux marchés. Profitez de ce moment pour faire le point et réfléchissez sur les nouvelles avenues possibles. Après chaque grande crise, il y a de grandes opportunités!

Repensez vos processus

Travailler SUR son entreprise plutôt que DANS son entreprise: on ne le fait jamais assez. Vous venez subitement d’avoir du temps que vous ne croyiez pas avoir. Profitez-en!

Surveiller-Contrôler-Optimiser-Automatiser : chaque processus pourrait y passer.

Voici quelques exemples:

Ressources humaines:  Satisfaction des employés = trouver une façon de mesurer la satisfaction de vos employés au-delà de la simple évaluation annuelle… Après tout, ils reviennent (ou reviendront) d’une crise jamais vécue auparavant.
Ventes: Production d’une offre de service = trouver un outil pour accélérer le processus de signature d’une offre de services. Vous ne souhaitez plus jamais avoir autant d’offres de services en suspens…
Marketing: Rétention des clients = trouver les façons pour augmenter les points de contacts avec vos clients. Vous espérez augmenter la fréquence à laquelle vous interagissez avec eux.
Comptabilité: Facturation et paiement = trouver tous les moyens possibles pour accélérer le paiement des factures. L’argent est toujours mieux dans votre compte, n’est-ce-pas? Pssssiit: Les virements bancaires ET la facturation automatique sont de bonnes pistes 😉
Opération: Gestion de la relation client = trouver la manière d’accélérer l’entérinement d’un livrable par un client.

Vous pouvez y aller comme suit:

  • Commencez par énumérer toutes les étapes du processus actuel: Qui… fait quoi… en combien de temps… avant de… pour obtenir…
  • Imaginez le processus idéal.
  • Validez les différences entre les deux et éliminez/optimisez un maximum d’éléments.
  • Vérifiez les outils disponibles et leur intégration potentielle pour automatiser certains éléments du processus.
  • Planifiez son implantation en l’insérant dans la liste des nouveaux processus à implanter.

À noter que d’importants défis vous attendent dans cette gestion du changement.

Préservez vos ressources humaines (essentielles)

Est-ce que toutes les RH seront de retour? 

La nature a horreur du vide. Demeurez en contact avec vos piliers, mettez les à contribution (si possible) et rassurez-les, surtout s’ils sont des éléments essentiels de votre plan de relance.

Éventuellement, vous devrez possiblement:

  • Revoir les rôles et responsabilités des employés: La crise peut avoir laisser des marques.
  • Informer les ressources du moment de leur retour (ou non): Il se peut que ça soit progressif.
  • Préparer le recrutement des nouvelles ressources: Les nouveaux rôles et responsabilités ne seront p-e pas comblés par l’interne.

Bien que vous vouliez le bien de votre équipe, il est possible qu’elle ne soit pas de retour au complet lors de la reprise à plein régime de vos activités. En tant que chef d’entreprise, vous n’aurez peut-être pas d’autres chances de rebrasser les cartes «sans grandes conséquences». C’est un conseil difficile à vous mentionner, mais profitez-en.

Préparez et adaptez vos outils marketing

Est-ce que les outils pour stimuler les ventes (et le recrutement) sont adaptés à la relance économique?

Le placement publicitaire est plutôt inutile pour les biens non-essentiels en temps de crise. Bien (peu) malin celui qui ira se magasiner une automobile ou des meubles alors que tout est fermé… L’acquisition de prospects dans le cadre d’activités de réseautage devrait également prendre un certain temps avant de pouvoir faire son oeuvre. Ainsi, vous devriez:

  • Accélérer votre passage au marketing numérique et optimiser vos outils pour maintenir un certain niveau d’activité essentiel.
  • Réduire vos dépenses inutiles: arrêter vos campagnes numériques si vous êtes fermé ou vous assurer d’être remboursé pour les événements annulés.
  • Éviter de faire des campagnes de mauvais goût comme Toyota Sainte-Agathe. Cela ne peut que nuire à votre image.
  • Préparer les communications pour que vos prospects et clients soient au courant de votre ouverture/fermeture/réouverture à pleine capacité le plus rapidement possible.

L’embauche d’une firme de spécialistes en relations publiques comme nos partenaires de Fernandez Relations publiques pourrait indubitablement être une excellente idée pour éviter toute dérape dans la relance de vos activités.

En bref

En conclusion, nous vous recommandons d’utiliser votre temps:

  • à 30% pour peaufiner votre plan d’action actuel afin de survivre à la crise (y compris prendre soins de vos ressources essentielles) et réagir rapidement aux aléas;
  • à 40% pour produire ce qui doit être produit dans le but d’obtenir des liquidités (si vous le pouvez);
  • à 25% pour améliorer votre entreprise en vue de la reprise;
  • à 5% pour prendre un peu de temps pour vous et prendre soins des vôtres.

Les temps changent. La pollution diminue (regardez Venise avant et pendant la crise). Les valeurs de chaque individu auront évolué. Qu’on remonte à l’avant/après 11 septembre ou Chute du Mur de Berlin, il n’y a jamais eu de crise aussi majeure. Votre entreprise devra s’ajuster. Et si vous preniez déjà le temps de préparer ces changements?

Je nous souhaite de rester fort en cette période de tourmente.

Jean-Philippe

Un plan de restructuration semble nécessaire pour votre entreprise? Nous serons disposés à vous aider au moment opportun. D’ici là, prenez soins de vous et de vos proches SVP (et suivez les instructions de la santé publique.)

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